今回は、イベント運営会社について解説します。
イベント運営会社を選ぶ際には、以下のようなポイントに気をつけるのがおすすめです。
- どこまでサポートしてもらいたいのかを明確に
- 実施するイベントが得意な運営会社に依頼する
- 開催したいイベントの規模に対応した運営会社に依頼する など
本記事では、イベント運営会社にイベントの企画や運営を依頼したいと考えている方に向けて、これらのポイントについても解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。
イベント運営会社とは？回答です！愛媛のイベントプロデュース
イベント運営会社とは、社内外のイベントや展示会など、イベントの運営や企画を代行する会社です。
イベント運営会社では、クライアントが実施したいイベントについてヒアリングし、そのイベントに関わる一連の業務を行っています。
イベントに関連する作業は多岐にわたるため、一つイベントを開催するだけでも多くの時間や労力がかかります。
自社で人材を確保できればよいですが、現実には人員が足りなかったり、知識・経験不足で一つの作業に時間がかかりすぎてしまったりすることもあるでしょう。
そのような場合に頼りになるのが、イベント運営会社、イベントプロデュース会社です。
このように、イベント運営会社はクライアントの開催したいイベントの企画運営をサポートしたり、代行したりしてくれる会社なのです。
イベント運営会社の種類とは？愛媛のイベントプロデュース
イベント運営会社とひとことで言っても、いくつかの種類があります。
たとえば、以下のようなイメージです。
- イベント専門の会社
- 広告代理店
- マーケティング会社
- Web制作の会社
- 看板製作会社 など
このように、イベント運営会社といっても、イベントを専門に事業を展開している会社のほか、広告代理店などもイベント運営のサポートをしている場合があります。
イベント専門に行っている会社を選ばないと不安かというと必ずしもそうではなく、各分野の強みを活かしてイベントをサポートできるという面ではWeb制作や看板製作会社に依頼したほうがよい結果になる場合もあります。
イベント運営会社の仕事内容は？きつい？愛媛のイベントプロデュース
イベント運営会社の仕事は、以下のように多くのものがあります。
- イベント企画の提案
- 準備の代行
- イベント運営の代行
- イベント効果を検証
クライアントからヒアリングした内容をもとにイベント企画を提案することはもちろん、イベント運営のための準備も代行していることが多いです。
準備の中には協力業者などの手配も含まれるので、実際にはもっと多岐にわたる作業を行っていると言ってもよいのではないでしょうか。
イベント当日の運営のためにはスタッフが必要になる場合もあるため、スタッフの派遣をしたり、その他にも技術や音響の担当を用意したりすることもあります。
また、イベントが終了したあとの撤収作業も仕事内容に含まれます。
イベントが終了すればそれで終わりというわけではなく、終了後のイベント効果についても検証するケースがあります。
このように、イベント運営会社の仕事内容は、企業によりますが企画・準備・運営・検証と多岐にわたります。
イベント運営会社に依頼するメリットは？愛媛のイベントプロデュース
イベント運営会社に依頼するメリットには、以下のようなものがあります。
- 豊富な知見からのアドバイスを受けられる
- イベントのクオリティが上がり、集客効果が高まる
- サポートしてもらえるため、自社人材の負担軽減・効率向上
それでは、以下の項目で詳しい内容を確認してみましょう。
イベント運営会社に依頼するメリット①アドバイスを受けられる
イベント運営会社にイベントプロデュースを依頼すると、自社のみで開催する場合には得られないアドバイスを受けられる可能性があります。
イベント運営会社は、さまざまな企業のイベントを多く企画・運営してきた経験を持っています。
そのため、その豊富な知見を活かしてクライアントの要望に答えてくれるのです。
自社のみでイベントを企画運営する場合、多くはイベントの開催に慣れていないため手探りで進めていくことになると思います。
しかし、イベント運営会社に相談することで、最短距離でよいイベントを開催する方法を提供してもらえるというわけです。
イベント運営会社に依頼するメリット②イベントの集客効果が高まる
イベント運営会社にイベント企画・運営を依頼すると、結果として集客効果が高くなります。
なぜなら、イベントのクオリティが高くなるからです。
先ほどの項目でも解説した通り、イベント運営会社では豊富な経験からイベントのクオリティを高くする方法を知っています。
そのため、自社でイベントを開催するよりも、イベントの内容は当然ながらイベントの告知方法などにも長けている可能性が高いのです。
イベント運営会社に依頼するメリット③自社人材の負担軽減になる
イベントを運営会社に依頼することで、自社人材の負担軽減に繋がります。
イベントの開催には、多くの準備が必要で、当日も多くのスタッフが必要です。
そのため、すべてを自社の人材で賄おうとすると、通常業務に支障をきたす可能性もあります。
このような場合は、イベント運営会社に相談し、サポートしてもらうことで自社の人材の負担を軽減することができます。
イベント運営会社の選び方・ポイントは？愛媛のイベントプロデュース
イベント運営会社を選ぶ場合に気をつけるべきポイントには、以下のようなものがあります。
- どこまでサポートしてもらいたいのかを明確に
- 実施するイベントが得意な運営会社に依頼する
- 開催したいイベントの規模に対応した運営会社に依頼する
- 依頼する運営会社の実績を確認する
- 対応地域を確認する
それでは、それぞれのポイントについてひとつずつ確認していきましょう。
イベント運営会社の選び方①どこまでサポートしてもらいたいのかを明確に
イベント運営会社を選ぶ際は、まずどこまでサポートしてもらいたいのかを明確にしましょう。
たとえば、企画から運営まですべてをサポートしてほしいのか、それとも企画や準備は自社で行うから、当日の運営をサポートしてほしいのか、などです。
会社によっては、サポートの範囲が限定的な可能性もありますので、この点を明確にした上で探すのがおすすめです。
イベント運営会社の選び方②実施するイベントが得意な運営会社に依頼する
イベント運営会社を選ぶ際は、実施したいイベントが得意な会社を選びましょう。
イベント運営会社はそれぞれ、得意な業種やジャンルがある場合があります。
得意なジャンルの場合はノウハウが豊富なため、よりクオリティの高いイベントを開催できるでしょう。
イベント運営会社のサイトなどを見て、どのようなジャンルを得意としているか確認するのがおすすめです。
イベント運営会社の選び方③イベントの規模に対応した運営会社に依頼する
イベント運営会社を選ぶ際には、イベントの規模を決めておいてそれに対応した会社を選びましょう。
特に、規模が大きいイベントを開催する場合はこの点をしっかりとチェックしておきましょう。
場合によっては対応していないため注意が必要です。
イベント運営会社の選び方④依頼する運営会社の実績を確認する
イベント運営会社を選ぶ場合は、運営会社の実績を確認しておきましょう。
実績を確認することで、過去にどのようなジャンル・規模のイベントに携わってきたのかがわかります。
実績はイベント運営会社のサイトに掲載されていることも多いため、忘れずに確認しましょう。
イベント運営会社の選び方⑤対応地域を確認する
イベント運営会社を選ぶ場合は、対応地域を確認しておきましょう。
開催したいジャンルが得意なイベント運営会社を見つけたとしても、開催場所に対応していなければ意味がありませんよね。
しっかりと対応地域を見て、イベントを開催したい場所がその範囲内であるかどうかチェックしておくことが大切です。
まとめ
今回は、イベント運営会社について解説しました。
イベント運営会社は、クライアントの依頼を受けイベントの企画・運営を行っています。
イベントを開催したいという場合は、このようなイベントプロデュースができる会社に依頼することで自社の負担軽減にもなり、さらにはイベントのクオリティがより高くなって集客効果も高めることが可能です。
目的や規模に合わせてイベント運営会社を選び、より効果的なイベントを開催しましょう！
